EXPOSANTS - Conditions générales

Conditions générales à destination des exposants :

ARTICLE 1

Organisateurs :
La s.a. Pole Position ayant son siège administratif à 3b, rue des Champs, - L-8360 GOETZINGEN est l'organisateur de l'INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2017.

Lieu :
En principe l'INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2017 (IMS) se déroulera dans l'enclos des bâtiments du parc des expositions de Luxembourg à Luxembourg Kirchberg. (Luxexpo)

Participants :
Dans la suite du présent règlement général sera dénommé LE PARTICIPANT toute personne, toute entreprise ou tout organisme ayant été accepté par les organisateurs à prendre part à l'INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2017.

ARTICLE 2

Vendredi 17 novembre 2017
de 13h à 20h
Samedi 18 novembre 2017
de 10h à 20h
Dimanche 19 novembre 2017
de 10h à 19h

Les organisateurs ont le droit de fixer les dates et heures d'ouverture de l'INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2017 et ils se réservent la possibilité de contremander celles-ci en tout temps, sans qu'il puisse en résulter pour les participants un droit à un dédommagement quelconque. Dans le cas d'un changement qui affecterait la date ou la durée de l'IMS 2016, les contrats existants entre les participants et l'organisateur seraient à considérer comme conclus pour la nouvelle date ou pour la nouvelle durée. Ces changements de date ou d'heure d'ouverture ne donnent pas le droit aux participants de renoncer même partiellement à leurs engagements.

ARTICLE 3

Les organisateurs auront le droit de refuser des demandes de participation à l'IMS sans avoir à fournir de motif.

ARTICLE 4

Le formulaire de déclaration de participation est à remplir et à remettre dans les délais à l'organisateur. Par le fait de présenter une déclaration de participation à l'IMS, le signataire de la déclaration reconnaît comme juridiquement obligatoire pour lui les conditions du présent règlement général ainsi que toutes les autres directives de l'organisateur.
La participation une fois acquise ne peut plus être annulée par le participant. Le prix de location du stand attribué au participant est dû dans tous les cas.
Le participant s'interdit de céder son stand en totalité ou partie.

ARTICLE 5

Stand d'exposition de véhicules :
Les surfaces d'exposition de véhicules sont mises à disposition nues (hors tapis, parois, matériel électrique, consommation d'électricité).
Les modalités de mise à disposition sont définies suivant accord entre l'organisateur et le participant.
Le participant disposant gratuitement d'un stand d'exposition de véhicules ne peut pas mettre de publicité en faveur d'une tierce personne ou d'une société sur son stand, sauf accord de l'organisateur.

Stand commercial :
Le stand est commercial si des produits sont exposés avec l'intention de les vendre pendant ou après l'IMS. Les surfaces sont mises à disposition nues (hors tapis, parois, matériel électrique, consommation électrique).
Les modalités de disposition du stand sont définies dans la déclaration de participation ou bon de commande signé par le participant.

ARTICLE 6

La décision des organisateurs concernant l'endroit et les dimensions des emplacements sera sans recours pour les participants. Les participants n'auront pas le choix de leur emplacement, néanmoins les organisateurs tiendront compte dans la mesure du possible des désirs des participants.
Si des circonstances imprévues les y contraignaient les organisateurs se réservent le droit de modifier les plans de distribution de l'exposition ou les dimensions des emplacements sans que les participants ne puissent faire valoir un droit à une indemnité quelconque.
Si la superficie d'un emplacement est réduite par suite d'un tel changement, les organisateurs rembourseront la différence de prix de location en résultant.
D'une façon générale, les emplacements sont loués nus.
Ils sont modulés sur la base d'un mètre carré.

ARTICLE 7

Montage et agencement des stands :
Les participants devront avoir terminé l'agencement complet de leur emplacement à 20h le jeudi 16 novembre 2017. Le montage des stands devra se faire entre le mercredi 15 novembre et le jeudi 16 novembre 2017. L'horaire est de 08h à 20h. Les véhicules exposés doivent être entrés dans le hall moteur éteint et il faudra prévoir sous ceux-ci une protection plastique.
Les véhicules exposés devront être fermés à clef et les batteries seront déconnectées ou enlevées. Les clefs seront à disposition de l’organisateur sur le stand pendant le montage et pendant les horaires d’ouverture au public.
Les exposants sont priés de nous préciser leurs besoins au niveau du raccordement électrique pour le vendredi 27 octobre 2017. Les coffrets de raccordement électrique (inclus le tableau de répartition avec fusibles) vous seront facturés par stand en fonction de la puissance électrique installée.

Les prix pour les coffrets électriques sont :

1 coffret de 3 Kw + provision + contrôle :
232 € Hors TVA
1 coffret de 12 Kw + provision + contrôle :
297 € Hors TVA
1 coffret de 40 Kw + provision + contrôle :
653 € Hors TVA

Le solde éventuel de la consommation électrique vous sera facturée après le décompte de Luxexpo.
Pour le contrôle et la réception obligatoire des installations effectuées par d'autres électriciens que le sous-traitant de Luxexpo (SOCOM), une taxe sera facturée au prix unitaire de 25.80 euros Hors TVA.

ARTICLE 8

Remarques importantes :
Le prix de location des cloisons est dû intégralement même si une cloison sépare deux stands différents.
Il est strictement interdit de perforer, de clouer, de détériorer sous quelque forme que ce soit les éléments de stand, de les peindre ou d'y coller des objets quelconques.
Le lettrage des cimaises devra se faire uniquement par lettres adhésives.
En cas d'infraction à ce qui précède, les prix de revient seront facturés à l'exposant.
Toute prestation dépassant le montage normal des éléments de stand sera facturé en régie.

ARTICLE 9

Démontage des stands :
Le démontage des stands pourra se réaliser le dimanche 19 novembre de 19h30 à 22h et le lundi 20 novembre de 08h à 16h.
Les exposants devront remettre leur emplacement dans l'état initial, une société spécialisée s'occupera du nettoyage final. Un forfait de 1,30 euro le m2 sera facturée par stand pour l'évacuation et l'élimination et traitement des déchets.

ARTICLE 10

Paiement :
Le participant recevra une facture. Toutes nos factures sont payables net au comptant dans les huit jours. Tout retard de paiement fera courir de plein droit un intérêt de 12% l'an. A défaut de paiement de la facture 90 jours après émission de celle-ci,un montant forfaitaire de 500 euros sera mis à charge du client à titre de frais administratif et de gestion du contentieux. Le stand ou tout autre type de participation ne sera disponible qu'après paiement intégral de la facture.. Les participants en retard de paiement peuvent être exclus du Motor Show de Luxembourg sans droit de dédommagement.

ARTICLE 11

Dispositions légales :
Les participants déclarent connaître et respecter les lois luxembourgeoises ainsi que toutes les dispositions réglementaires existantes. Il est entendu que la compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg est convenue.
Les organisateurs se réservent le droit de statuer sur les cas non prévus au présent règlement général. Les décisions prises seront immédiatement exécutoires.

ARTICLE 12

Occupation du stand :
Occupation du stand obligatoire 30 minutes avant l’ouverture au public et jusque 30 minutes après la fermeture. L'organisateur décline toute responsabilité en cas de vol. Une société de gardiennage assurera une garde de nuit de 21h à 08h du mercredi 15 novembre 2017 au dimanche 19 novembre 2017 inclus. L'organisateur ne peut être considéré comme dépositaire des biens. Les exposants et leur personnel se conformeront aux directives des organisateurs, sauf accord préalable et écrit. Les exposants ne pourront vendre ou offrir gracieusement aucun produit de type boissons, snacks..., sauf accord préalable et écrit de l'organisateur.

ARTICLE 13

Responsabilités :
Les pertes ou dommages subis par un participant à l'exposition quelle qu'en soit la nature et quelle qu'en puisse en être la cause, ne pourraient en aucune manière et à aucun degré engager la responsabilité des organisateurs. Les organisateurs ont souscrit une assurance responsabilité civile auprès de la Cie AGF Luxembourg.
Si le participant le souhaite, il pourra assurer les véhicules en garantie tous risques auprès de l'organisateur, dans ce cas, il remettra à Pole Position, avant l’ouverture de l’IMS, une demande d’assurance précisant le type de véhicule et sa valeur à neuf. A noter que cette police d'assurances tous risques exclut les accessoires des véhicules exposés et les dommages occasionnés par bosselure, égratignures, griffures et oxydation.
En ce qui concerne les stands et le matériel d'exposition autre que les véhicules, une assurance pourra être souscrite par l'exposant. L'exposant communiquera une liste exhaustive des objets à assurer ainsi que leur valeur pour le 27 octobre 2017 au plus tard.

L'assurance des stands, des véhicules, du matériel, des marchandises n'est pas obligatoire, mais dans ce cas, le participant à l'INTERNATIONAL MOTOR SHOW 2017 décharge expressément l'organisateur de toute responsabilité en cas de sinistre.

ARTICLE 14

Entrées exposants :
Chaque responsable de stand recevra un certain nombre de laissez-passer valable pour les 3 jours

de 0 à 24 m2 :
2 laissez-passer :
de 25 à 49 m2 :
4 laissez-passer :
de 50 à 100 m2 :
6 laissez-passer :
de 101 à 200 m2 :
8 laissez-passer :
Plus de 201 m2 :
10 laissez-passer :

Il sera possible de commander des laissez-passer supplémentaires au secrétariat moyennant le prix unitaire de 30 euros Hors TVA.